Как подтвердить проведение скрытых работ?

Как подтвердить проведение скрытых работ?

Ситуация: 

Мы делали капитальный ремонт двускатной крыши, за счет финансирования администрация города. В администрации в ходе проверки расходования денежных средств на капитальный ремонт было установлено, что не выполнены работы по обработке огнезащитным средством, необходимые согласно Правил противопожарного режима в Российской Федерации.

С нашей стороны был предоставлен акт скрытых работ, но его не достаточно. Администрация готовит нам претензию о невыполнении этой работы.

Вопрос: 

1) Законно ли требование о составление протокола проверки, если он в смету не заложен?

2) Кто может составлять протокол?