Современные профессиональные справочные системы (ПСС) давно перестали быть просто электронными библиотеками нормативных и технических документов. Сегодня это многофункциональные программные комплексы, которые не только предоставляют доступ к актуальной информации, но и активно помогают специалистам анализировать данные, находить скрытые взаимосвязи и принимать взвешенные решения. О том, как устроены такие системы и какие возможности они открывают перед пользователями, рассказывают эксперты Консорциума «Кодекс» — разработчика платформы «Техэксперт», которая на протяжении 35 лет эволюционирует вместе с потребностями промышленности и бизнеса.
От документа — к информационному контейнеру
Ядром любой профессиональной справочной системы остаётся фонд нормативных и технических документов. Однако современный цифровой документ — это не просто текстовый файл. В платформе «Техэксперт», объединяющей более 100 миллионов единиц хранения, каждый документ представляет собой многослойный информационный контейнер. Его структура включает текстовую составляющую (в форматах XML, HTML), графические вложения (PDF, DjVu, JPEG, TIF), любые прикреплённые файлы, а также метаданные — атрибуты, индексы, сведения о всех официальных редакциях на протяжении жизненного цикла документа, информацию об изменениях и поправках.
Такая архитектура позволяет не просто хранить документы, а создавать «умные» сервисы для работы с ними. Пользователь получает доступ не к статичной копии, а к живому объекту, который связан с другими документами, сопровождается экспертными комментариями и содержит встроенные инструменты навигации.
Интеллектуальный поиск и анализ контекста
Одна из ключевых задач при работе с нормативной базой — быстро и точно находить нужные сведения. Современные ПСС предлагают для этого развитые инструменты. Поиск может осуществляться как по ключевым словам с учётом семантики и синонимов, так и по строгим формальным критериям: дате принятия, статусу документа, органу власти, издавшему акт.
Важной инновацией стали поисковые профили, которые адаптируют результаты под профессиональную область пользователя. Один и тот же запрос, введённый специалистом по строительству и инженером по охране труда, приведёт к разным наборам документов с учётом отраслевой специфики. Система автоматически меняет подсказки и ранжирует выдачу, исходя из профиля.
Но найти документ — лишь полдела. Гораздо важнее понять его место в системе нормативного регулирования. Для этого в ПСС реализованы сервисы «Ссылается на» и «На него ссылаются», которые раскрывают полную картину взаимосвязей между документами. Это особенно ценно, когда требуется оценить, как изменения в одном нормативном акте повлияют на содержание других. Кроме того, доступна история изменения документа с возможностью сравнения любых редакций — от первой до самой последней.
Аналитический контент: помощь в практическом применении
Изучить текст документа недостаточно. Специалисту необходимо понять, как применять его положения в реальной деятельности. Для этого современные справочные системы включают обширный блок аналитического контента: информационные справки и комментарии экспертов, обзоры обновлений законодательства, пошаговые инструкции, чек-листы для подготовки к проверкам надзорных органов, типовые формы документов.
Такой контент создаётся профессиональными юристами, технологами и отраслевыми экспертами, что гарантирует его достоверность и практическую ценность. Пользователь может быстро решить типовую задачу — например, составить уведомление о начале осуществления предпринимательской деятельности или подготовить план мероприятий по пожарной безопасности — без самостоятельного изучения десятков нормативных актов.
Точечная работа с требованиями: реестры нормативных требований
Исследования, проведённые крупными предприятиями — пользователями «Техэксперт», показали: из 100% информации, содержащейся в нормативных документах, для решения конкретной рабочей задачи специалисту требуется всего 3–5%. Современные ПСС нацелены на то, чтобы предоставлять эти 3–5% адресно и точечно.
Ключевая разработка Консорциума «Кодекс» в этом направлении — реестры нормативных требований (РНТ). Это структурированные базы данных, в которых каждое требование (например, «предельно допустимая концентрация вредного вещества» или «сроки проведения технического освидетельствования») выделено из документа, снабжено атрибутами (код по классификатору, статус, дата актуальности) и связано с документом-источником. Пользователь может искать требования по кодам отраслевых классификаторов, формировать тематические подборки под конкретный проект или процесс, сохранять их и выгружать из системы. При этом все требования всегда актуальны, а при изменении документа система автоматически обновляет соответствующие записи.
Цифровые кабинеты: персонализированное рабочее пространство
Для организации индивидуального доступа к информации разработано решение «Техэксперт: Цифровые кабинеты». Это инструмент, позволяющий создать персонализированное рабочее пространство для отдельного специалиста, целого подразделения или всей компании.
Заходя в свой цифровой кабинет, сотрудник мгновенно получает доступ к управляющим документам, обязательным для исполнения в рамках его должности. В пару кликов он может перейти к ключевым материалам: нормативным актам, справочной информации, чек-листам, ссылкам на файловые хранилища и онлайн-ресурсы. Система оперативно уведомляет о любых изменениях — добавлении, удалении или корректировке документов.
Такие кабинеты позволяют предприятию построить структурированную базу знаний, отвечающую особенностям его бизнес-процессов. Это могут быть подборки информации по конкретному виду продукции, услуге, направлению деятельности или отдельной задаче. Например, для отдела главного инженера можно создать кабинет с документацией по промышленной безопасности, энергоэффективности и техническому регулированию, а для отдела качества — по стандартизации и сертификации.
Искусственный интеллект на службе профессионала
Технологии искусственного интеллекта в системах «Техэксперт» долгое время работали «под капотом», помогая подбирать документы, определять синонимы, выявлять связи. Однако в 2026 году Консорциум «Кодекс» выводит ИИ на поверхность, запуская экосистему сервисов «КодексНейро».
Первым таким сервисом стал «НейроПоиск», который дополняет стандартную поисковую выдачу сгенерированным ответом-обзором. Пользователь задаёт вопрос на естественном языке, а система, проанализировав несколько документов или разные части одного документа, формирует сводный ответ со ссылками на источники. Это особенно актуально, когда нормативные положения распределены по разным разделам или взаимосвязаны. Важно, что ИИ не «придумывает» ответы: если в системе нет документов, соответствующих запросу, нейросеть сообщит об отсутствии информации, а не будет ссылаться на непроверенные источники.
В ближайшее время планируется выпуск ещё двух ИИ-разработок. Первая будет готовить краткий пересказ сути нормативного документа — так называемую саммаризацию, что позволяет быстро ознакомиться с содержанием многостраничного акта. Вторая — предоставлять развёрнутые разъяснения по запросам пользователей, выступая в роли виртуального консультанта. Модели постоянно дообучаются на актуальных документах и экспертных материалах, поэтому их ответы остаются корректными и достоверными.
Интеграция в корпоративный ИТ-ландшафт
Современная справочная система не существует изолированно. Разработчики «Техэксперт» уделяют большое внимание встраиванию своих продуктов в существующий ИТ-ландшафт предприятия и налаженные бизнес-процессы.
Интеграционный модуль «Кассит» позволяет взаимодействовать с большинством офисных пакетов, основными CAD/PLM/PDM/MDM-системами и другими программными решениями, файлы которых содержат ссылки на нормативные документы. Сотрудник, оставаясь в привычном рабочем приложении, может одним кликом проверить, не устарела ли ссылка на нормативный документ, и при необходимости актуализировать её.
Для самостоятельной разработки интеграций предлагается развитый API-интерфейс Kodeks API. С его помощью компания может «встроить» информацию из ПСС в свой корпоративный портал: осуществлять поиск по всей базе документации через единое поисковое пространство или выводить в новостную ленту сведения об актуальных изменениях законодательства. Другое направление — объединение с прикладным программным обеспечением, например, с лабораторной информационной системой для отслеживания актуальности используемых специалистами документов.
Заключение
Платформа «Техэксперт» сегодня — это не просто база нормативных и технических документов, а многофункциональный комплекс технологий и решений для управления нормативной документацией предприятия, контроля требований к продукции, обеспечения производственной безопасности и работы со всеми видами нормативных актов.
Функциональные возможности, описанные в этой статье — от реестров требований и цифровых кабинетов до ИИ-сервисов и интеграционных модулей — лишь малая часть того, что могут предложить современные профессиональные справочные системы. Однако даже этот набор инструментов даёт предприятию широкие возможности для повышения эффективности работы специалистов, снижения рисков ошибок и ускорения принятия решений.
Гибкость, надёжность и развитые интеграционные возможности систем «Техэксперт» становятся прочным фундаментом для цифровой трансформации компании, независимо от её масштаба и профиля деятельности. А внедрение технологий искусственного интеллекта открывает новую главу в истории работы с нормативной документацией — главу, в которой документы не просто хранятся, но и активно помогают профессионалам достигать своих целей.
*Материал подготовлен на основе информации Информационной сети «Техэксперт» (Консорциум «Кодекс»). Узнать больше о возможностях цифровой платформы можно по электронной почте spp@kodeks.ru или телефону 8-800-505-78-25.*
Свежие комментарии