Система управления нормативной и технической документацией (СУ НТД)
Как это работает?
Подсистемы СУНТД
Техэксперт:
Подсистема ведения фондов

Позволяет создать единое корпоративное хранилище — фонд самых разнообразных документов, необходимых в текущей операционной деятельности предприятия.
Фонд может содержать не только внутренние документы, разработанные внутри предприятия, но также и приобретенные внешние, например ТУ, международные стандарты и многое другое.
Возможности:
- защита от несанкционированного доступа и потери данных;
- поддержание мультиоператорского режима наполнения фонда;
- внесение документов разных типов (документы СМК, СТО, инструкции, методики, КД, организационно-распорядительные и т. д.);
- формирование собственных классификаторов (в т. ч. многоуровневых) и атрибутов;
- хранение документов в различных форматах: текстовых, графических, мультимедийных;
- настройка гипертекстовых связей между внутренними и внешними документами;
- поддержка сервисов цифровой платформы «Техэксперт» (сравнение редакций, документы на контроле, навигация по оглавлению и т. д.);
- создание списков документов (внедренных, используемых для пересмотра и актуализации) и отчетов по ним;
- создание базы знаний предприятия за счет простоты использования инструмента и поддержки внесения любого формата документов.

Документы публикуются в фонд в фоновом режиме, не замедляя работу операторов

Атрибуты и классификаторы настраиваются под потребности предприятия

Все функции по добавлению документа в одном окне — атрибутирование, добавление текста и приложений
Техэксперт SMART:
Конструктор нормативных документов

Подсистема «Техэксперт SMART: Конструктор нормативных документов» создана для автоматизации процессов, связанных с разработкой новых или актуализацией существующих документов.
Основная задача подсистемы — сократить время на разработку внутренних документов. Она достигается за счет автоматизированного приведения разрабатываемых документов к требованиям нормоконтроля.
Важный момент: внешне бизнес-процессы разработчиков стандартов мало изменятся. Они, как и прежде, будут выполнять свою работу в привычных для них текстовых редакторах (например, в MS Word). Но за управление этими текстовыми редакторами теперь будет отвечать Конструктор НД.
Подсистема позволяет:
- использовать предустановленный шаблон документа, в котором учтены требования, предъявляемые к структуре, оформлению и содержанию межгосударственных стандартов (ГОСТов);Эти требования установлены в ГОСТ 1.5-2001 «Межгосударственная система стандартизации (МГСС). Стандарты межгосударственные, правила и рекомендации по межгосударственной стандартизации. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению». Соответствие базового шаблона ГОСТ 1.5-2001 делает Конструктор НД универсальным средством для разработки нормативных документов в большинстве компаний, т.к. принятые в организациях требования к нормативной документации обычно базируются на требованиях к ГОСТ.
- адаптировать предустановленный шаблон под требования конкретного предприятия и создавать новые для других документопотоков, например локальных нормативных актов (ЛНА) или организационно-распорядительных документов (ОРД);
- проводить автоматизированные проверки разработанного документа;
- использовать унифицированную терминологическую базу при создании проекта документа;
- устанавливать ссылки на другие документы (включая ссылки на конкретные пункты) и контролировать актуальность ссылочных документов;
- создавать редакции документов;
- создавать изменения к документам;
- подготавливать и отправлять документы на следующие этапы жизненного цикла — обсуждение и согласование;
- публиковать согласованные и утвержденные документы в Единый фонд предприятия с изменением статуса связанных документов (например, при утверждении НД, вводимого взамен).
Эффект от внедрения подсистемы Конструктор НД на предприятии:
- Сокращение времени на разработку НД и снижение количества замечаний от нормоконтроля за счет автоматизированного выполнения требований к структуре и оформлению. Согласно замерам, произведенным в пилотных проектах, экономия времени составляет 30–40%.

Разработка НД ведется в редакторе MS Word, в котором появляются дополнительные возможности, учитывающие требования к оформлению, структуре, разработке НД заказчика.
2. Повышение качества разработанной документации за счет автоматизированного анализа текста (выявление неактуальных ссылок, противоречащих терминов).

В Конструкторе НД предусмотрена расстановка ссылок на упомянутые в тексте НД с автоматическим выделением недействующих документов.

Текст разрабатываемого НД в любой момент можно проверить на наличие ссылок на устаревшие НД. Также подсистема подскажет, на что НД был заменен, и на основании анализа разработчик сможет произвести замену ссылки на актуальный НД.
3.Возможность перейти к работе с требованиями, а также SMART-сервисами на цифровой платформе «Техэксперт».
Подсистема позволяет поддерживать документы организации на одном технологическом уровне с документами профессиональных справочных систем "Кодекс"/"Техэксперт" — то есть создавать его в виде контейнера данных, который содержит:
- привычный текст в формате текстового редактора (например, MS Word) или преобразованный в формат PDF;
- слой данных в SMART-формате, включающий глубоко структурированный текст (текст в SMART-формате), реквизиты, редакции документов, вложения (текстовые, мультимедиа-вложения, 3D-модели и т. д.).
Глубоко структурированный текст позволяет работать с главной составляющей нормативных документов — требованиями. Требования в структурированном тексте можно выделять, атрибутировать, классифицировать, объединять в реестры и т. д.
Все это помогает широко использовать требования в рабочем процессе: не только подбирать их по различным параметрам и читать, но и отслеживать изменения, создавать собственные подборки, сравнивать ревизии, интегрировать требования в рабочую документацию с возможностью отслеживания статуса и совершать другие операции.
Техэксперт:
Цифровые кабинеты

Подсистема «Техэксперт: Цифровые кабинеты» помогает организовать индивидуальное рабочее пространство (цифровой кабинет) со всеми необходимыми документами под конкретные процессы и задачи.
Подсистема позволяет адресно обеспечить всех сотрудников полной и актуальной документацией в рамках их обязанностей и задач, повысить точность выполнения требований к процессам и улучшить исполнительскую дисциплину.
Настройка фонда документации может осуществляться:
- по бизнес-процессу, подпроцессу, задаче;
- по выпускаемой продукции и услугам;
- по направлениям деятельности предприятия;
- для отдела;
- для отдельного специалиста;
- для всех сотрудников предприятия.
Примеры цифровых кабинетов в зависимости от задачи:
- Кабинет по процессу сертификации продукции;
- Кабинет по процессу прохождения аккредитации;
- Кабинет по процессу производства конкретного изделия/группы изделий и т. д.;
- Кабинет по процессу прохождения внутреннего аудита;
- Кабинет СМК;
- Кабинет стандартизатора;
- Кабинет лаборатории;
- Кабинет технолога;
- Кабинет конструктора;
- Кабинет молодого специалиста;
- Кабинет бережливого производства;
- Кабинет отдела сертификации;
- Кабинет дирекции по производству;
- Кабинет аудитора.
Возможности:
- систематизация реестров (списков) регламентирующих документов по процессам предприятия;
- автоматизированное обновление реестров в соответствии с заданными критериями (например, только актуальные документы по определенному процессу);
- адресное доведение до специалистов реестров управляющих документов, обязательных к исполнению;
- информирование о произошедших изменениях в реестрах (новые документы, изменения в документах, удаление документов);
- управление доступом сотрудников к цифровым документам;
- организация индивидуального информационного пространства для каждого специалиста;
- организация информационных стендов для доведения информации до сотрудников подразделений или всего предприятия;
- контроль полноты информации и исключение дублирования документов по теме;
- успешное прохождение внутренних и внешних аудитов и аккредитации в части:
- выполнения требования по представлению сотрудникам актуальной, полной и достоверной информации;
- выполнения требования по непрерывному улучшению;
- выполнения требования по контролю и управлению информационным обеспечением процессов организации;
- выполнения требования по снижению рисков по использованию сотрудниками неактуальной, неполной или нецелевой информации.

Цифровой кабинет можно разработать для отдельного специалиста или подразделения, под задачу или процесс.
Техэксперт:
Контроль актуальности ссылочных документов

Работа с актуальной нормативной информацией напрямую влияет на повышение качества выпускаемой на предприятии продукции и обеспечивает безопасность производства. Произведенная вовремя актуализация позволяет избежать штрафов и рисков, связанных с ними.
Модуль «Контроль актуальности ссылочных документов» позволяет автоматизированно проверять актуальность ссылок в документах внутреннего фонда.
Благодаря модулю можно значительно ускорить процесс актуализации, а также исключить вероятность пропуска неактуальной ссылки по причине человеческого фактора.
Возможности:
- анализ как отдельных документов, так и списка документов на предмет наличия в них неактуальных ссылок;
- получение информации о статусе ссылочных документов, в случае их отмены — о заменяющем документе;
- формирование отчетов об актуальности ссылочной документации в разрезе ответственных за пересмотр специалистов или подразделений, даты следующего пересмотра и т. д.


Техэксперт:
Контроль оборота нормативных документов

Подсистема предназначена для автоматизации процесса контроля оборота нормативных документов и учета бумажных копий на предприятии, процедуры ознакомления сотрудников с документами, а также контроля сроков плановой актуализации нормативных документов.
Возможности:
Блок «Учет копий»:
Определение нормативных документов, подлежащих учету копий:
-
- Неограниченное количество списков;
- Могут включать как внешние, так и внутренние документы;
- Формируются вручную (из любых нормативных документов) или автоматизированно по правилам (документы с конкретными атрибутами);
Настройка прав на выгрузку и печать:
-
- Настройки прав на выгрузку и печать для каждого списка;
- Определение ответственных за печать учтенных копий по спискам
Контроль актуальности выданных копий:
-
- Информирование ответственного об изменении статуса документа, копии которого выданы;
- Просмотр списка сотрудников, которым выдана копия документа;
- Организация рассылки для возврата устаревшей копии;
Учет выдачи бумажных и электронных копий:
-
- Фиксация факта выдачи (кому, когда, дата возврата);
- Фиксация возврата/утери/уничтожения;
- Рассылка уведомлений о наступлении срока возврата копии;
- Рассылка уведомлений об истечении срока возврата;
- Отчет по выданным/возвращенным копиям документов (возможность фильтра, сортировки, выгрузки в MS Excel);


Блок «Ознакомление»:
Подготовка списков нормативных документов для ознакомления:
-
- Неограниченное количество списков;
- Могут включаться как внешние, так и внутренние документы;
- Списки формируются вручную либо автоматизированно по заданным правилам;
Организация рассылки на ознакомление:
-
- Выбор сотрудников из оргштатного расписания (по людям/по подразделениям/по предприятиям);
- Настройка параметров рассылки (однократная/повторяющаяся);
- Рассылка по расписанию или вручную;
Уведомления о необходимости ознакомления приходят на электронную почту и в ИСС "Техэксперт"/"Кодекс" (аналогично сервису «Документы на контроле»);
Контроль ознакомления:
-
- Сотрудник в явном виде должен подтвердить ознакомление;
- Информация отображается в отчете об ознакомлении в режиме реального времени;
- Настройка повторных рассылок-напоминаний;
Каскадирование процесса: рассылка может направляться руководителям подразделений, руководитель подразделения через специальный функционал может перенаправить ее своим сотрудникам.


Информация об этом зафиксируется у ответственного в отчете в режиме реального времени
Блок «Актуализация»:
Определение ответственных за актуализацию:
-
- Объединение внутренних нормативных документов в списки, назначение ответственных за актуализацию для каждого списка;
- Возможность назначить держателя подлинника;
Настройка рассылок:
-
- Определение срока рассылок (за сколько дней до даты актуализации направить рассылку);
- Однократные и повторяющиеся рассылки;
Формирование отчетности:
-
- Отчет с прошедшим сроком актуализации документов.

Функциональность контроля сроков плановой актуализации НД позволяет сформировать списки НД, назначить на каждый ответственного за актуализацию, организовать рассылку с напоминанием

Информация об актуализации НД или о том, что срок актуализации прошел, будет доступна ответственным в отчетах
Техэксперт:
Пользовательский словарь

Модуль позволяет создать словарь терминов и аббревиатур из внутренних документов, объединить его со словарем терминов из документов федерального уровня, создав таким образом единую терминологическую базу на предприятии.
Возможности:
-
- поиск по терминам и определениям, сокращениям и расшифровкам;
- сравнение значений определений терминов во внутренних документах предприятия с определениями в документах федерального уровня;
- гипертекстовые переходы из словаря в документы источники терминов и сокращений.

Техэксперт:
Мониторинг системы

Модуль позволяет создать словарь терминов и аббревиатур из внутренних документов, объединить его со словарем терминов из документов федерального уровня, создав таким образом единую терминологическую базу на предприятии.
Возможности:
-
- поиск по терминам и определениям, сокращениям и расшифровкам;
- сравнение значений определений терминов во внутренних документах предприятия с определениями в документах федерального уровня;
- гипертекстовые переходы из словаря в документы источники терминов и сокращений.

Техэксперт:
Обсуждение нормативных документов

Подсистема позволяет автоматизировать процессы обсуждения, выдачи замечаний и предложений к действующим и разрабатываемым нормативным документам, а также фиксировать пробелы технического регулирования.
Возможности:
-
- организация доступа к проектам документов определенному кругу лиц;
- формализованный сбор предложений и замечаний;
- фиксация решения по каждому предложению/замечанию;
- формирование сводки отзывов;
- фиксация решения по обсуждению документа с указанием плановых сроков реализации;
- автоматическое наследование всех неучтенных замечаний в новой редакции документа.
В настоящий момент подсистема находится в процессе разработки!
Техэксперт:
Согласование нормативных документов

Подсистема позволяет автоматизировать процедуры согласования и утверждения нормативного документа в электронном виде, в том числе с использованием электронной подписи.
Возможности:
-
- формирование последовательных, параллельных и смешанных маршрутов согласования;
- создание маршрутов по умолчанию;
- контроль сроков и этапов согласования и утверждения;
- формирование листа согласования;
- использование электронной подписи;
- автоматизированная публикация утвержденного нормативного документа в Единый фонд электронной нормативной документации.
Техэксперт:
Планирование разработки нормативных документов

Подсистема позволяет автоматизировать процесс создания планов по разработке документов, а также вести контроль и учет исполнения этих планов.
Возможности:
-
- создание, согласование, утверждение, хранение и контроль исполнения планов разработки и актуализации нормативных документов;
- настройка этапов разработки/актуализации;
- назначение ответственных и сроков, настройка уведомлений;
- формирование отчетности по исполнительской дисциплине;
- визуализация хода выполнения процессов разработки;
- контроль выхода суммарного срока всех этапов за общий срок разработки.
Внедрение и поддержка

Аудит и реинжиниринг бизнес-процессов
Связанных с разработкой и использованием документации на предприятии

Обучение работе с системой

Индивидуальное консультирование специалистов
Экспертами в области стандартизации, охраны труда, безопасности и т.д.

Техническая и информационная поддержка

Кастомизация и внедрение системы «под ключ»

Поиск редких и архивных документов
Заинтересовались?
Обсудить проект внедрения СУ НТД :
-
- заполнить форму «Заказать»;
- или позвонить 8-800-550-4997 (звонок по России бесплатный)
- или связаться с ближайшим представителем в вашем регионе.
01
ПСС «Техэксперт»
Продукты для специалистов, включающие в себя крупнейшие подборки нормативных документов и справочной информации, а также целый комплекс уникальных сервисов и услуг.
02
Международные и зарубежные стандарты
Информация о технологиях и оборудовании, патенты, описания опытных образцов, технико-экономические обоснования, обзоры инноваций и стратегий развития отраслей, практики и т.п.
03
Банк документов
Внутренняя техническая документация предприятия, стандарты, ТУ, инструкции, локальные акты.