Система управления нормативной и технической документацией (СУ НТД)

Как это работает?

Подсистемы СУНТД

Техэксперт:

Подсистема ведения фондов

Позволяет создать единое корпоративное хранилище — фонд самых разнообразных документов, необходимых в текущей операционной деятельности предприятия.

Фонд может содержать не только внутренние документы, разработанные внутри предприятия, но также и приобретенные внешние, например ТУ, международные стандарты и многое другое.

Возможности:

  • защита от несанкционированного доступа и потери данных;
  • поддержание мультиоператорского режима наполнения фонда;
  • внесение документов разных типов (документы СМК, СТО, инструкции, методики, КД, организационно-распорядительные и т. д.);
  • формирование собственных классификаторов (в т. ч. многоуровневых) и атрибутов;
  • хранение документов в различных форматах: текстовых, графических, мультимедийных;
  • настройка гипертекстовых связей между внутренними и внешними документами;
  • поддержка сервисов цифровой платформы «Техэксперт» (сравнение редакций, документы на контроле, навигация по оглавлению и т. д.);
  • создание списков документов (внедренных, используемых для пересмотра и актуализации) и отчетов по ним;
  • создание базы знаний предприятия за счет простоты использования инструмента и поддержки внесения любого формата документов.

Документы публикуются в фонд в фоновом режиме, не замедляя работу операторов

Атрибуты и классификаторы настраиваются под потребности предприятия

Все функции по добавлению документа в одном окне — атрибутирование, добавление текста и приложений

Техэксперт SMART:

Конструктор нормативных документов

Подсистема «Техэксперт SMART: Конструктор нормативных документов» создана для автоматизации процессов, связанных с разработкой новых или актуализацией существующих документов.

Основная задача подсистемы — сократить время на разработку внутренних документов. Она достигается за счет автоматизированного приведения разрабатываемых документов к требованиям нормоконтроля.

Важный момент: внешне бизнес-процессы разработчиков стандартов мало изменятся. Они, как и прежде, будут выполнять свою работу в привычных для них текстовых редакторах (например, в MS Word). Но за управление этими текстовыми редакторами теперь будет отвечать Конструктор НД.

Подсистема позволяет:

  • использовать предустановленный шаблон документа, в котором учтены требования, предъявляемые к структуре, оформлению и содержанию межгосударственных стандартов (ГОСТов);Эти требования установлены в ГОСТ 1.5-2001 «Межгосударственная система стандартизации (МГСС). Стандарты межгосударственные, правила и рекомендации по межгосударственной стандартизации. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению». Соответствие базового шаблона ГОСТ 1.5-2001 делает Конструктор НД универсальным средством для разработки нормативных документов в большинстве компаний, т.к. принятые в организациях требования к нормативной документации обычно базируются на требованиях к ГОСТ.
  • адаптировать предустановленный шаблон под требования конкретного предприятия и создавать новые для других документопотоков, например локальных нормативных актов (ЛНА) или организационно-распорядительных документов (ОРД);
  • проводить автоматизированные проверки разработанного документа;
  • использовать унифицированную терминологическую базу при создании проекта документа;
  • устанавливать ссылки на другие документы (включая ссылки на конкретные пункты) и контролировать актуальность ссылочных документов;
  • создавать редакции документов;
  • создавать изменения к документам;
  • подготавливать и отправлять документы на следующие этапы жизненного цикла — обсуждение и согласование;
  • публиковать согласованные и утвержденные документы в Единый фонд предприятия с изменением статуса связанных документов (например, при утверждении НД, вводимого взамен).

Эффект от внедрения подсистемы Конструктор НД на предприятии:

  1. Сокращение времени на разработку НД и снижение количества замечаний от нормоконтроля за счет автоматизированного выполнения требований к структуре и оформлению. Согласно замерам, произведенным в пилотных проектах, экономия времени составляет 30–40%.

Разработка НД ведется в редакторе MS Word, в котором появляются дополнительные возможности, учитывающие требования к оформлению, структуре, разработке НД заказчика.

2. Повышение качества разработанной документации за счет автоматизированного анализа текста (выявление неактуальных ссылок, противоречащих терминов).

В Конструкторе НД предусмотрена расстановка ссылок на упомянутые в тексте НД с автоматическим выделением недействующих документов.

Текст разрабатываемого НД в любой момент можно проверить на наличие ссылок на устаревшие НД. Также подсистема подскажет, на что НД был заменен, и на основании анализа разработчик сможет произвести замену ссылки на актуальный НД.

3.Возможность перейти к работе с требованиями, а также SMART-сервисами на цифровой платформе «Техэксперт».

Подсистема позволяет поддерживать документы организации на одном технологическом уровне с документами профессиональных справочных систем "Кодекс"/"Техэксперт" — то есть создавать его в виде контейнера данных, который содержит:

  • привычный текст в формате текстового редактора (например, MS Word) или преобразованный в формат PDF;
  • слой данных в SMART-формате, включающий глубоко структурированный текст (текст в SMART-формате), реквизиты, редакции документов, вложения (текстовые, мультимедиа-вложения, 3D-модели и т. д.).

Глубоко структурированный текст позволяет работать с главной составляющей нормативных документов — требованиями. Требования в структурированном тексте можно выделять, атрибутировать, классифицировать, объединять в реестры и т. д.

Все это помогает широко использовать требования в рабочем процессе: не только подбирать их по различным параметрам и читать, но и отслеживать изменения, создавать собственные подборки, сравнивать ревизии, интегрировать требования в рабочую документацию с возможностью отслеживания статуса и совершать другие операции.

Техэксперт:

Цифровые кабинеты

Подсистема «Техэксперт: Цифровые кабинеты» помогает организовать индивидуальное рабочее пространство (цифровой кабинет) со всеми необходимыми документами под конкретные процессы и задачи.

Подсистема позволяет адресно обеспечить всех сотрудников полной и актуальной документацией в рамках их обязанностей и задач, повысить точность выполнения требований к процессам и улучшить исполнительскую дисциплину.

Настройка фонда документации может осуществляться:

  • по бизнес-процессу, подпроцессу, задаче;
  • по выпускаемой продукции и услугам;
  • по направлениям деятельности предприятия;
  • для отдела;
  • для отдельного специалиста;
  • для всех сотрудников предприятия.

Примеры цифровых кабинетов в зависимости от задачи:

    • Кабинет по процессу сертификации продукции;
    • Кабинет по процессу прохождения аккредитации;
    • Кабинет по процессу производства конкретного изделия/группы изделий и т. д.;
    • Кабинет по процессу прохождения внутреннего аудита;
    • Кабинет СМК;
    • Кабинет стандартизатора;
    • Кабинет лаборатории;
    • Кабинет технолога;
    • Кабинет конструктора;
    • Кабинет молодого специалиста;
    • Кабинет бережливого производства;
    • Кабинет отдела сертификации;
    • Кабинет дирекции по производству;
    • Кабинет аудитора.

    Возможности:

      • систематизация реестров (списков) регламентирующих документов по процессам предприятия;
      • автоматизированное обновление реестров в соответствии с заданными критериями (например, только актуальные документы по определенному процессу);
      • адресное доведение до специалистов реестров управляющих документов, обязательных к исполнению;
      • информирование о произошедших изменениях в реестрах (новые документы, изменения в документах, удаление документов);
      • управление доступом сотрудников к цифровым документам;
      • организация индивидуального информационного пространства для каждого специалиста;
      • организация информационных стендов для доведения информации до сотрудников подразделений или всего предприятия;
      • контроль полноты информации и исключение дублирования документов по теме;
      • успешное прохождение внутренних и внешних аудитов и аккредитации в части:
        • выполнения требования по представлению сотрудникам актуальной, полной и достоверной информации;
        • выполнения требования по непрерывному улучшению;
        • выполнения требования по контролю и управлению информационным обеспечением процессов организации;
        • выполнения требования по снижению рисков по использованию сотрудниками неактуальной, неполной или нецелевой информации.

      Цифровой кабинет можно разработать для отдельного специалиста или подразделения, под задачу или процесс.

      Техэксперт:

      Контроль актуальности ссылочных документов

      Работа с актуальной нормативной информацией напрямую влияет на повышение качества выпускаемой на предприятии продукции и обеспечивает безопасность производства. Произведенная вовремя актуализация позволяет избежать штрафов и рисков, связанных с ними.

      Модуль «Контроль актуальности ссылочных документов» позволяет автоматизированно проверять актуальность ссылок в документах внутреннего фонда.

      Благодаря модулю можно значительно ускорить процесс актуализации, а также исключить вероятность пропуска неактуальной ссылки по причине человеческого фактора.

      Возможности:

      • анализ как отдельных документов, так и списка документов на предмет наличия в них неактуальных ссылок;
      • получение информации о статусе ссылочных документов, в случае их отмены — о заменяющем документе;
      • формирование отчетов об актуальности ссылочной документации в разрезе ответственных за пересмотр специалистов или подразделений, даты следующего пересмотра и т. д.
      Отчет об актуальности документов внутреннего фонда
      Отчёт об актуальности ссылок отдельного документа

      Техэксперт:

      Контроль оборота нормативных документов

      Подсистема предназначена для автоматизации процесса контроля оборота нормативных документов и учета бумажных копий на предприятии, процедуры ознакомления сотрудников с документами, а также контроля сроков плановой актуализации нормативных документов.

      Возможности:

      Блок «Учет копий»:

      Определение нормативных документов, подлежащих учету копий:

        • Неограниченное количество списков;
        • Могут включать как внешние, так и внутренние документы;
        • Формируются вручную (из любых нормативных документов) или автоматизированно по правилам (документы с конкретными атрибутами);

      Настройка прав на выгрузку и печать:

        • Настройки прав на выгрузку и печать для каждого списка;
        • Определение ответственных за печать учтенных копий по спискам

      Контроль актуальности выданных копий:

        • Информирование ответственного об изменении статуса документа, копии которого выданы;
        • Просмотр списка сотрудников, которым выдана копия документа;
        • Организация рассылки для возврата устаревшей копии;

      Учет выдачи бумажных и электронных копий:

        • Фиксация факта выдачи (кому, когда, дата возврата);
        • Фиксация возврата/утери/уничтожения;
        • Рассылка уведомлений о наступлении срока возврата копии;
        • Рассылка уведомлений об истечении срока возврата;
        • Отчет по выданным/возвращенным копиям документов (возможность фильтра, сортировки, выгрузки в MS Excel);
      Блок «Учет копий» позволяет гибко настроить списки нормативных документов, в отношении которых применяется процедура контроля оборота бумажных и электронных копий
      Для ответственных доступен функционал рассылки уведомлений о необходимости возврата копии

      Блок «Ознакомление»:

      Подготовка списков нормативных документов для ознакомления:

        • Неограниченное количество списков;
        • Могут включаться как внешние, так и внутренние документы;
        • Списки формируются вручную либо автоматизированно по заданным правилам;

      Организация рассылки на ознакомление:

        • Выбор сотрудников из оргштатного расписания (по людям/по подразделениям/по предприятиям);
        • Настройка параметров рассылки (однократная/повторяющаяся);
        • Рассылка по расписанию или вручную;

      Уведомления о необходимости ознакомления приходят на электронную почту и в ИСС "Техэксперт"/"Кодекс" (аналогично сервису «Документы на контроле»);

       

      Контроль ознакомления:

        • Сотрудник в явном виде должен подтвердить ознакомление;
        • Информация отображается в отчете об ознакомлении в режиме реального времени;
        • Настройка повторных рассылок-напоминаний;

      Каскадирование процесса: рассылка может направляться руководителям подразделений, руководитель подразделения через специальный функционал может перенаправить ее своим сотрудникам.

      Функционал «Ознакомление» позволяет выбрать документы из Единого фонда электронной документации, создать список сотрудников, которые должны с ними ознакомиться, сделать рассылку на ознакомление через электронную почту
      Пользователю необходимо в явном виде подтвердить факт ознакомления.
      Информация об этом зафиксируется у ответственного в отчете в режиме реального времени

      Блок «Актуализация»:

      Определение ответственных за актуализацию:

        • Объединение внутренних нормативных документов в списки, назначение ответственных за актуализацию для каждого списка;
        • Возможность назначить держателя подлинника;

      Настройка рассылок:

        • Определение срока рассылок (за сколько дней до даты актуализации направить рассылку);
        • Однократные и повторяющиеся рассылки;

      Формирование отчетности:

        • Отчет с прошедшим сроком актуализации документов.

      Функциональность контроля сроков плановой актуализации НД позволяет сформировать списки НД, назначить на каждый ответственного за актуализацию, организовать рассылку с напоминанием

      Информация об актуализации НД или о том, что срок актуализации прошел, будет доступна ответственным в отчетах

      Техэксперт:

      Пользовательский словарь

      Модуль позволяет создать словарь терминов и аббревиатур из внутренних документов, объединить его со словарем терминов из документов федерального уровня, создав таким образом единую терминологическую базу на предприятии.

      Возможности:

        • поиск по терминам и определениям, сокращениям и расшифровкам;
        • сравнение значений определений терминов во внутренних документах предприятия с определениями в документах федерального уровня;
        • гипертекстовые переходы из словаря в документы источники терминов и сокращений.
      Интеграция корпоративного словаря терминов с Единым словарем терминов «Техэксперт»

      Техэксперт:

      Мониторинг системы

      Модуль позволяет создать словарь терминов и аббревиатур из внутренних документов, объединить его со словарем терминов из документов федерального уровня, создав таким образом единую терминологическую базу на предприятии.

      Возможности:

        • поиск по терминам и определениям, сокращениям и расшифровкам;
        • сравнение значений определений терминов во внутренних документах предприятия с определениями в документах федерального уровня;
        • гипертекстовые переходы из словаря в документы источники терминов и сокращений.
      Интеграция корпоративного словаря терминов с Единым словарем терминов «Техэксперт»

      Техэксперт:

      Обсуждение нормативных документов

      Подсистема позволяет автоматизировать процессы обсуждения, выдачи замечаний и предложений к действующим и разрабатываемым нормативным документам, а также фиксировать пробелы технического регулирования.

      Возможности:

        • организация доступа к проектам документов определенному кругу лиц;
        • формализованный сбор предложений и замечаний;
        • фиксация решения по каждому предложению/замечанию;
        • формирование сводки отзывов;
        • фиксация решения по обсуждению документа с указанием плановых сроков реализации;
        • автоматическое наследование всех неучтенных замечаний в новой редакции документа.

      В настоящий момент подсистема находится в процессе разработки!

      Техэксперт:

      Согласование нормативных документов

      Подсистема позволяет автоматизировать процедуры согласования и утверждения нормативного документа в электронном виде, в том числе с использованием электронной подписи.

      Возможности:

        • формирование последовательных, параллельных и смешанных маршрутов согласования;
        • создание маршрутов по умолчанию;
        • контроль сроков и этапов согласования и утверждения;
        • формирование листа согласования;
        • использование электронной подписи;
        • автоматизированная публикация утвержденного нормативного документа в Единый фонд электронной нормативной документации.

      Техэксперт:

      Планирование разработки нормативных документов

      Подсистема позволяет автоматизировать процесс создания планов по разработке документов, а также вести контроль и учет исполнения этих планов.

      Возможности:

        • создание, согласование, утверждение, хранение и контроль исполнения планов разработки и актуализации нормативных документов;
        • настройка этапов разработки/актуализации;
        • назначение ответственных и сроков, настройка уведомлений;
        • формирование отчетности по исполнительской дисциплине;
        • визуализация хода выполнения процессов разработки;
        • контроль выхода суммарного срока всех этапов за общий срок разработки.

      Внедрение и поддержка

      Аудит и реинжиниринг бизнес-процессов

      Связанных с разработкой и использованием документации на предприятии

      Обучение работе с системой

      Индивидуальное консультирование специалистов

      Экспертами в области стандартизации, охраны труда, безопасности и т.д.

      Техническая и информационная поддержка

      Кастомизация и внедрение системы «под ключ»

      Поиск редких и архивных документов

      Заинтересовались?

      Обсудить проект внедрения СУ НТД :

        • заполнить форму «Заказать»;
        • или позвонить 8-800-550-4997 (звонок по России бесплатный)
        • или связаться с ближайшим представителем в вашем регионе.

       

        01

        ПСС «Техэксперт»

        Продукты для специалистов, включающие в себя крупнейшие подборки нормативных документов и справочной информации, а также целый комплекс уникальных сервисов и услуг.

        02

        Международные и зарубежные стандарты

        Информация о технологиях и оборудовании, патенты, описания опытных образцов, технико-экономические обоснования, обзоры инноваций и стратегий развития отраслей, практики и т.п.

        03

        Банк документов

        Внутренняя техническая документация предприятия, стандарты, ТУ, инструкции, локальные акты.